Có nên lắp đặt khóa thẻ từ cho khách sạn ? Ưu nhược điểm là gì ?

Đa phần các khách sạn 3 sao đến 5 sao tại Việt Nam đều sử dụng khóa từ, tuy nhiên mục đích sử dụng khóa từ phần lớn chỉ là để trang bị cho khách sạn có thêm tiện nghi hiện đại chứ chưa phải sử dụng cho mục đích quản lý khách sạn. Vậy thực tế của việc trang bị khóa từ cho khách sạn ngoài tiện nghi hiện đại, khóa từ liệu còn có thể mang lại những lợi ích gì khác?

Có nên lắp đặt khóa thẻ từ cho khách sạn ? Ưu nhược điểm là gì ?
Lợi ích khi lắp đặt khóa từ cho khách sạn là gì?
Ngoài lợi ích mà ai cũng có thể nhìn thấy đối với việc lắp đặt khóa từ cho khách sạn đó là trang bị thêm cho khách sạn những thiết bị giúp khách sạn trở lên tiện nghi hơn, đẹp hơn, sang trọng hơn so với những khách sạn sử dụng khóa cơ truyền thống. Vấn đề an ninh, an toàn cho khách lưu trú cũng được đảm bảo hơn. Thao tác sử dụng và mở cửa cũng đơn giản hơn. Khách hàng sẵn sàng chi trả mức chi phí cao hơn cho những khách sạn có lắp đặt khóa từ hơn các khách sạn chỉ lắp đặt khóa cơ.
Giúp tiết kiệm chi phí vận hành (tiết kiệm điện, chi phí thay chìa khóa,...). Sử dụng khóa cơ, khi khách làm mất chìa khóa, khách sạn sẽ phải làm lại chìa hoặc thay ổ khóa mới thì mới tiếp tục sử dụng được. Nếu chỉ làm lại chìa khác thì vấn đề an ninh, và an toàn cho khách lưu trú sẽ là vấn đề mà khách sạn phải lưu tâm. Còn nếu thay khóa mới thì vấn đề về chi phí cũng phải được xem xét kỹ lưỡng.
Khi sử dụng khóa từ thay cho khóa cơ thì các vấn đề trên được giải quyết một cách đơn giản, khi khách làm mất thẻ phòng, nhân viên khách sạn sẽ tạo thẻ khác, ngay lập tức thẻ phòng bị mất sẽ không còn tác dụng để mở cửa. Điều này rất quan trọng đối với sự riêng tư và an toàn của khách. Không chỉ có vậy khi sử dụng khóa từ, tùy theo nhu cầu của khách mà khách sạn có thể tạo thêm cho khách thẻ phụ để mở cửa khi một phòng có nhiều khách lưu trú. Điều này với khóa cơ thì rất khó thực hiện.
Sử dụng khóa từ, khách sạn có thể tra cứu thông tin lịch sử số lần mở cửa, thời gian mở cửa của từng phòng khi cần kiểm tra thông tin, còn sử dụng khóa cơ thì điều này là bất khả thi. Chưa kể việc khi sử dụng khóa cơ, nhân viên khách sạn mỗi lần đi dọn phòng sẽ phải mang theo một lô chìa khóa để mở từng phòng và mất nhiều thời gian để tìm đúng chìa cần mở. Trong khi đó, với khóa từ, nhân viên buồng phòng chỉ cần một thẻ từ cho cả tầng (thẻ master) để mở cho tất cả các phòng thuộc tầng đó mà không cần phải nhớ. Như vậy với những điều khác biệt ở trên thì chúng ta phần nào cũng hiểu được lợi ích của việc sử dụng khóa từ thay cho khóa cơ là như nào rồi phải không các bạn?
Tích hợp khóa từ với phần mềm quản lý khách sạn.
Như ở trên, chúng ta đã tìm hiểu về những lợi ích của việc lắp đặt khóa từ trong khách sạn. Tuy nhiên ở phần trên chúng ta mới chỉ đề cập tới vấn đề lợi ích mà khóa từ mang lại chứ chưa đề cập sâu hơn tới vấn đề quản lý khi kết hợp sử dụng với phần mềm khách sạn.
Một yếu tố rất quan trọng làm ảnh hưởng tới năng suất lao động của nhân viên khi khách sạn sử dụng khóa từ và phần mềm mà lại không thể kết nối được với nhau là:
Thứ nhất, nhân viên sẽ phải mất nhiều thao tác khi tạo thẻ khóa từ cho từng phòng khi khách đến lưu trú trên phần mềm khóa từ, thông thường để tạo một thẻ khóa cho một phòng, nhân viên sẽ phải mất ít nhất 4 thao tác trên phần mềm. Nếu một đoàn lớn khoảng 100 phòng, nhân viên sẽ phải mất tới 400 thao tác để thực hiện trên phần mềm. Chưa kể các thao tác bên ngoài như đặt khóa vào đầu đọc và lấy khóa ra. Với số lượng thao tác nhiều như vậy sẽ dẫn tới việc nhầm lẫn là không thể tránh khỏi.
Thứ hai, khi tạo khóa trên phần mềm khóa, nhân viên tạo thẻ lúc nào sẽ có tác dụng ngay lúc đó, với khách buổi chiều mới tới mà nhân viên tạo từ buổi sáng thì thẻ sẽ có tác dụng ngay từ buổi sáng. Như vậy, từ buổi sáng cho tới chiều, thẻ đó có thể được bán cho khách nghỉ giờ và rất khó để quản lý khi gặp những nhân viên có ý đồ không tốt. Với việc phần mềm khóa hoạt động độc lập với phần mềm quản lý khách sạn thì để kiểm soát được số lần tạo khóa của từng phòng thì hàng ngày người quản lý hoặc người được giao nhiện vụ sẽ phải mất thời gian để vào phần mềm khóa xem nhật ký tạo thẻ rồi đối chiếu với phần mềm khách sạn. Như vậy vừa tốn thời gian và vừa tốn thêm nhân sự mà không mang lại hiệu quả.
Tới đây chắc hẳn bạn đang rất băn khoăn và chưa biết phải làm gì để giải quyết vấn đề này? Thật may mắn vì chúng tôi đã có giải pháp xử lý vấn đề một cách toàn diện. Điều bạn cần bây giờ là nhấc máy và gọi tới số hotline 0988.803.283 để liên lạc với chuyên gia tư vấn của phần mềm quản lý khách sạn. Tại sao lại như vậy ư? đơn giản vì:
Phần mềm quản lý khách sạn là giải pháp hàng đầu về phần mềm quản lý khách sạn tại Việt Nam, là đơn vị tiên phong sử dụng công nghệ Web-based trong phát triển phần mềm từ năm 2006 tới nay. Bạn không nhìn nhầm đâu, chúng tôi có tới hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc phát triển phần mềm khách sạn trên nền tảng điện toán đám mây tại Việt Nam với hàng trăm khách hàng sử dụng trên khắp cả nước. Phần mềm khách sạn Newway Pms tích hợp được hầu hết với tất cả các loại khóa từ có trên thị trường như: Be-tech, Adel, Salto, Vingcard, Fox, Hune, Orbita, Onity, PhgLock, Greenlock, Benzhi, Tesa, Vnlock,...
Nếu bạn đang sử dụng khóa từ và chưa có phần mềm khách sạn hoặc đã có phần mềm khách sạn nhưng không thể kết nối được với hệ thống khóa từ thì còn chần chừ gì nữa mà không nhấc máy và gọi ngay cho chúng tôi để có được một giải pháp toàn diện. Newway Pms sẽ kết nối với hệ thống khóa từ và giúp bạn quản lý hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Giờ đây, khi sử dụng Newway Pms bạn có thể thực hiện thao tác tạo khóa từ ngay trên phần mềm khách sạn với thao tác cực kỳ đơn giản. Với 100 phòng hay 1000 phòng, bạn cũng chỉ cần tới 2 thao tác trên phần mềm Newway. Nghe có vẻ như bạn chưa tin lắm vì tại sao cũng với 100 phòng, Newway lại chỉ mất có 2 tao thác, tiết kiệm được tới 398 thao tác so với các phần mềm khác. Nhưng điều này là sự thật, bạn có thể kiểm chứng khi xem Newway demo phần mềm và cảm nhận.
Chưa dừng lại ở đó, với Newway PMS, bạn có thể quản lý nhiều hệ thống khóa từ của nhiều nhà cung cấp khóa khác nhau trên cùng một phần mềm. Điều này thực sự là bất khả khi với các đơn vị cung cấp phần mềm khác khi một khách sạn sử dụng cùng lúc nhiều hệ thống khóa từ của các hãng khác nhau.
Đến đây chắc bạn sẽ còn một câu hỏi, vậy khi tạo khóa từ trên phần mềm Newway, có xử lý được triệt để vấn đề tạo thẻ trước cho khách nhưng phải đúng giờ khách mới vào được để tránh tình trạng đã nêu ở trên? Xin trả lời là với Newway PMS thì mọi thứ đã được kiểm soát. Chủ đầu tư và người quản lý có thể hoàn toàn yên tâm vào giải pháp của Newway PMS, điều mà không có phần mềm nào khác ở Việt Nam có thể làm được. Chúng tôi có thể kiểm chứng bằng thực tế để khách hàng có thể xem tận mắt.
Chúng tôi luôn chào đón các khách hàng quan tâm và muốn tìm hiểu về phần mềm quản lý khách sạn Newway Pms. Hãy dùng và cảm nhận những gì chúng tôi nói.